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長文を書くための6つのポイント

仕事では、上司や取引先に企画書や提案書などのレポートを書かなければならないことがあります。レポートは長文になるため、いきなり書き始めても、読みやすい文章になりません。
そこで、効率的に長文が書ける6つの手順をご紹介します。


1.テーマを決める
レポートの趣旨を明らかにします。明確にテーマを絞り込みましょう。

2.調査・分析・研究を進める
文書にすべき内容を探し出し、分析・研究します。文献やインターネット等さまざまなデータから自分の考えを見いだしていきます。

3.提案書の構想を練る
実際の文書のアウトラインを練ります。「序論→本論→結論」よりも「序論→結論→本論」という流れのほうが相手に理解してもらえます。さらに、各章・節・項に対応する小見出しを考えます。本の目次をイメージしてみてください。

4.執筆を開始する
全体の構想がまとまったら執筆に入ります。文章構成の変更や、小見出しが変更になる場合は、執筆しながら変更し、書きあがったら最終的に総合調整します。

5.十分な推敲を行う
誤字脱字、変換ミス、文脈、内容などについて丁寧に確認します。校正は時間をおいて何度か行うと、新たに直すべき箇所が見えてきます。

6.最終的な点検・確認を行う
最後に、バランスよくわかりやすく書かれているかを確認し、矛盾・不明確な点、表現のトーン、表記法が統一されているかをチェックします。


執筆開始までは、パソコンではなく紙と鉛筆でレポートのイメージを練った方が効率がいい、という人もいます。
まずは書くことに慣れるように、上記の手順を参考にいろいろトライしてみてはいかがでしょうか。

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