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ビジネスメールでのマナー

Eメールは、今やビジネスの場で欠かせないツールになっています。
メールは電話と同様、顔が見えない相手とのコミュニケーションになります。その上、声さえも相手には伝わりません。メールに書かれた内容だけであなたや会社の印象が変わってしまうので、マナーには特に注意が必要です。


◇メールを使用するかどうかの判断

電話とは違い、メールは使用する時間帯を問わず、気軽に使えて便利です。しかしメールでの連絡は、あくまで「略式」であることを踏まえ、使用するかどうか判断します。
あと、メールは相手が受信した時に初めて内容が伝わります。急ぎの用件では使わないほうがよいでしょう。

また、自分よりも目上の相手に対しては、メールを送ることについて事前に伝えておくなどしておきましょう。添付ファイルをつける場合も、相手の許可を得てから送りましょう。
相手のPC環境の問題やウィルスの問題もありますし、容量の大きなファイルを送りつけることは失礼にあたります。マナーやセキュリティの問題から、機密文書や正式な文書のやりとりには、メールの使用を控えましょう。


◇メールを送るときのマナー

メールの件名は、「○○の件」「○月○日会議資料」など、内容が相手に伝わるよう具体的で簡潔になるようにします。件名が「先日はありがとうございました。」「お世話になります。」などの挨拶だけだと、迷惑メールとの区別がつけにくくなります。
最近では、社内システムで自動的にスパムメールを削除する仕組みを構築しているところも増えてきています。メールをいくら送っても、相手にはそのメールが自分宛に送られてきていることも気付かないこともあります。

本文はビジネス文書としてふさわしい内容を心がけます。冒頭には、相手の会社名・部署名・名前(必ず“様”をつけてください。)を明記します。文書は、短い文書で、数行ごとに空白(行を変える)を入れるなど読みやすいようにします。
状況にもよりますが、1通のメールに用件を複数入れるのは好ましくありません。その後の返信のやりとりがしにくくなる原因となります。メールは原則「1通に付き1用件」を心がけましょう。

最後には、署名を入れ自分の会社名・部署名・名前・住所・電話番号・Eメールアドレスを明記します。ビジネス文書では絵文字の使用はもってのほかです。
その他、特殊文字などは使わないようにしましょう。相手のメールソフトによっては文字化けしてしまうこともあります。

送信ボタンをクリックする前に、メールアドレスに間違いがないか、誤字脱字はないか、添付ファイルを忘れていないかを確認しましょう。
最後は送信した後に「エラー」が出ないかを確認します。


メールは、使用するTPOをマスターすれば強力なビジネスツールになります。メールのマナーを身につけて、ビジネスを円滑に進められるようになりたいですね。

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