以前、電話をかけるときのポイントを解説しました。(第16回「電話をかけるときのポイント」)
今回は電話を受けるときのポイントをまとめました。ぜひご自身のセルフチェックに役立ててください。

○電話のベルは２回まで
ベルが鳴ったらできるだけ早く受話器を取りましょう。ベルが３回以上鳴ってから取った時には「お待たせいたしました」のひと言を添えましょう。

○「もしもし」は不要
第一声は「はい」と答えてから、会社名、部署名、氏名を名乗りましょう。

○相手を必ず確認する
相手が名乗らない場合は、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、相手の名前や会社名を確認しましょう。

○挨拶も忘れずに
相手が社外の人の場合は、たとえ自分と直接関係のない相手でも「いつもお世話になっております」とひと言挨拶をしましょう。

○メモは正確に
相手の会社名、名前、日時、連絡先は正確にメモしましょう。用件は復唱して確認、特に数字は間違えないようにしましょう。
不明瞭な点や聞き取りにくい場合には、「失礼ですが」と聞き返して、確実に用件を把握することが大切です。

電話は相手から見えませんが、人柄や会社の雰囲気が伝わるものです。マナーに加えて、「明るい声と丁寧な言葉遣い」で感じ良い応対を心掛けてみてください。